Kommer papperslös. Låter lite skrämmande? Nä, egentligen inte. Minst behöver det inte vara. Så få som för 10 år sedan, vi höll du på rutan arkiverade papper filer. Vid ett tillfälle hade vi minst 100 av dessa lådor fyllda till kapacitet med träd. Tyvärr var det en nödvändighet. Då, men tekniken (minst prisvärd teknik) gå papperslös wasn't there. Det skulle ha kostat tusentals dollar i arbete och tjänster att retroaktivt göra alla dessa pappersfiler till elektroniska filer. Snabbt fram till idag och kommer papperslös är ganska enkla och billiga. Men varför papperslösa?
Mindre fysiskt utrymme behövs - spara om filen skåp, papper och mappar
Hitta filer blir mer effektivt - det är lika enkelt som "Redigera" "hitta"
Papperslös eller elektronisk lagring, är mer kostnadseffektivt än skriver ut allt och lagra det på papperskopia - elektroniska lagringsutrymme är billig!
"Pennanteckningar" på en elektronisk kopia av det viktigt vad kommer inte till slut försvinner som en papperskopia kommer
Filer överförs lättare från ditt arkiv till ett intresseföretag som kan behöva se det
Du behöver inte betala en assistent att ständigt göra din ansökan för dig. Med elektronisk lagring, är det enkelt att snabbt "Spara som" i rätt mapp på hårddisken
Naturligtvis kan det vissa nackdelar kommer papperslös för:
Eftersom elektroniska medier är mottagliga för strömförsörjning, repor och liknande, finns det en risk att förlora data
Du måste komma ihåg att säkerhetskopiera din skiva enheter och behålla en kopia av data på ett säkert ställe - utom det område som helst
Sannolikt måste du göra din egen ansökan om du inte vill att din assistent till åtkomst till din dator
Även om du har en erfaren packrat papper filer, finns det ingen anledning att du inte kan starta kommer papperslös nu. Börja med att göra ett medvetet beslut att inte fortsätta utskrift och inlämning av allt som kommer över ditt skrivbord. Precis som du vill behålla filerna papper ordnade genom att skapa mappar för olika ämnen, gör samma sak för din elektroniska filer genom att skapa mappar i Utforskaren
Beroende på ditt eget arkiveringssystem, konfigurera mappar för saker som "Klienter", "Perspektiv", "Form-filer", "Allmän Information", etc. Inom dessa mappar är fler mappar. Mappen "Klienter" bör till exempel innehålla en mapp för varje klient. Mappen "Utsikterna" bör innehålla en mapp för varje framtida klient och så vidare. Sedan, när den försäljningsmöten blir en klient, kan du enkelt dra mappen hans eller hennes över till mappen "Klienter"
Spara alla filer som verkar vara viktiga.
Innan den virtuella världen, näringslivet var bekvämt uppdelade i 2 kategorier: filter och pilers. Filter hålls saker som de trodde att de behöver, men resten till dumpade priser. De skulle kunna fylla upp en papperskorgen papper i halv dag. Pilers, å andra sidan sparas allt. Deras papperskorgen var för dekorativa ändamål endast. De skulle rädda de mest triviala saker "just in case".
Den virtuella världen har avslutats denna distinktion. Nu, du kan (och bör) att både.
För Pilers:
Hålla alla filerna. eller de flesta av dem. Bara skapa fler mappar att lagra dem i. Om du behöver mer hårddiskutrymme, gå och få den. Hårddiskutrymme är löjligt billig jämfört med ännu ett decennium sedan.
För filter:
Så snart du har fått eller skapas en ny fil, sparar du den till rätt mapp. Namnge dina filer på lämpligt sätt kommer att underlätta Hämta dessa filer enkelt senare på. Ett arkivsystem bör först och främst vara en som du kan förstå och lätt kom ihåg - det bör vettigt för dig. När du namn på filerna använda så många tecken som du behöver i filnamnet så kan du söka på en del av namnet senare. Det bör ge en bra, men kortfattad beskrivning av vad dokumentet gäller för. De flesta har använt Windows Explorer sökfunktionen. Om inte, med den tills den kan du lätt hitta dina filer. Det är ett ganska kraftfulla verktyg och mycket användarvänliga.
Det finns några andra verktyg som hjälper dig med ditt mål att papperslösa:
eFax (http://www.efax.com) är här använder vi. För en nominell månadskostnaden kommer alla dina inkommande fax till dig med e-post. Japp, är de dumpade rätt in i din inkorg som en bifogad bildfil.
Adobe Acrobat (den fullständiga versionen - inte läsaren (http://www.adobe.com/products/acrobat/main.html) kan du ta nästan varje fil, Välj alternativet "Skriv ut" och ut till Acrobat Distiller. Detta kommer att göra dokumentet till en PDF-fil. En mycket lätt transportabel och lätt-att-fil filtyp, nästan vem som helst kan läsa PDF-filer. Detta gör skicka dina dokument (och skydda dem) väldigt. Som en sidoanteckning, när jag får ett eFax dokument, eftersom filtypen som inte är så universellt, det skriva ut från min eFax viewer till min Acrobat distiller, att göra faxet till en PDF-fil. Sedan filer I PDF-versionen, vilket gör det mer transportabla och synlig.
Skannrar är ett annat verktyg som är nödvändig i papperslös världen. Praktiskt taget alla bit papper eller foto som du tar emot kan skannas och gjordes till en elektronisk bildfil. När du har skapat den bildfilen, du kan skicka det till någon annan skulle vilja som du spara den i din elektroniska filer på din hårddisk
LapLink överallt http://www.laplink.com/products/lle/overview.asp kan underlätta med din virtuella assistent göra din elektroniska ansökan för dig. Det omfattar remote desktop search från alla Web-aktiverad enhet (powered by Google Desktop Search) Laplink överallt kan du välja hur du vill arbeta och vilken enhet med Internetanslutning som du vill använda för att komma åt din dator. Det är lätt och snabbt att installation och enkel att använda
LapLink ShareDirect http://www.laplink.com/products/sharedirect/overview.asp är en annan stor verktyg för kommer papperslös. Det möjliggör omedelbar dela en mapp på din PC med en eller flera tusen användare, utan att någonsin behöva ändra eller hantera dina Internet, brandvägg eller router konfigurationer. Och det är 256-bitars krypterad.
Förhoppningsvis kan du se hur kommer papperslös kan gynna nästan alla företag eller enskilda. Kostnadsbesparingar enbart är enorma. minskning av papper, bläck och mappar behöver du köpa.
No comments:
Post a Comment